Política de tratamiento de datos

1. OBJETO

La presente política tiene como objetivo establecer las normas y procedimientos que INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS adopta para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de los datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad aplicable en Colombia. Esta política aplica para empleados, proveedores y clientes de INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS, así como cualquier persona natural o jurídica que se relacione con ICREA SAS.

2. DEFINICIONES

De acuerdo con los conceptos y criterios de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2103 y/o para efectos de la presente Política, las palabras que a continuación se definen tendrán el significado asignado en este capítulo, sea que se escriban o no en mayúsculas, o que se encuentren en plural o singular, los mismos serán desarrollados y aplicados bajo una interpretación sistemática e integral establecidos en la mencionada normatividad.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo o papelería física, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales. Ej. nombre, número de cédula, dirección, teléfono, correo electrónico, edad.

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Ej. Origen racial o étnico, orientación política y convicciones religiosas o filosóficas.

Datos públicos: Son aquellos que no son semiprivados, privados ni sensibles. Pueden estar contenidos, por ejemplo, en registros públicos, documentos oficiales o sentencias judiciales. Ej. Estado civil, profesión u oficio, número de identificación personal y información contenida en directorios telefónicos públicos.

Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad y uso del tratamiento de datos personales.

Titular: La persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Titular interno: Son los titulares con vínculo laboral activo con ICREA SAS.

Titular externo: Son los titulares que no están vinculados laboralmente a ICREA SAS como: candidatos de proceso de selección de personal, clientes, proveedores, posibles clientes y extrabajadores.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, etc.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS, está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

✓ Derecho de acceso: El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

✓ Derecho de rectificación: El titular puede solicitar la corrección de sus datos personales si son inexactos o incompletos.

✓ Derecho de cancelación: El titular puede solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no son necesarios para los fines para los cuales fueron recolectados.

✓ Derecho de oposición: El titular puede oponerse al tratamiento de sus datos en cualquier momento.

✓ Derecho a revocar la autorización: El titular puede revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales.

5. Finalidad del tratamiento de los datos personales

 INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

Candidatos de proceso de selección de personal

➢ Verificar la información suministrada en hojas de vida.

➢ Contactar al candidato para entrevistas o pruebas.

➢ Evaluar su idoneidad profesional y/o técnica.

➢ Realizar estudios de seguridad o referencias laborales.

➢ Conservar los datos por un período prudente para futuras vacantes (previa autorización).

Trabajadores (empleados activos)

➢ Gestionar el contrato laboral y su ejecución.

➢ Administrar la nómina, seguridad social y prestaciones legales.

➢ Controlar el cumplimiento de obligaciones laborales.

➢ Implementar programas de bienestar, salud ocupacional o desarrollo organizacional.

➢ Cumplir con obligaciones legales ante entidades como DIAN, UGPP, ARL, EPS, AFP.

Clientes

➢ Ejecutar el contrato de compraventa o prestación de servicios.

➢ Procesar pedidos, pagos, facturación y entrega.

➢ Realizar análisis de comportamiento de compra y preferencias.

➢ Ofrecer promociones, descuentos o productos personalizados.

➢ Atender quejas, reclamos y solicitudes de servicio al cliente.

➢ Cumplir obligaciones legales y contractuales.

Proveedores

➢ Evaluar propuestas y establecer relaciones contractuales.

➢ Administrar pagos y facturación.

➢ Verificar referencias y cumplimiento de obligaciones.

➢ Dar cumplimiento a obligaciones contables, fiscales y comerciales.

➢ Controlar y gestionar el ingreso a instalaciones si aplica.

Posibles clientes

➢ Ofrecer productos o servicios de acuerdo con sus intereses.

➢ Realizar actividades de marketing, encuestas o estudios de mercado.

➢ Contactar para brindar información comercial o institucional.

➢ Hacer seguimiento a cotizaciones o manifestaciones de interés.

Extrabajadores

➢ Mantener archivos laborales conforme a la ley laboral.

➢ Emitir certificados laborales o de ingresos.

➢ Atender solicitudes o reclamaciones posteriores al vínculo laboral.

➢ Cumplir con obligaciones legales relacionadas con historia laboral o seguridad social.

6. MEDIDAS DE SEGURIDAD

INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, protegiéndolos de la pérdida, el acceso no autorizado, la divulgación indebida, alteración o destrucción.

7. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

En caso de que se realice una transferencia de datos personales a terceros, se garantizará que los mismos cuenten con las condiciones necesarias para proteger los derechos de los titulares de los datos y que tal transferencia se realice conforme a la normatividad vigente.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles, tales como datos sobre origen racial o étnico, salud, vida sexual, creencias religiosas, entre otros, serán tratados solo cuando el titular haya otorgado su autorización explícita, o en los casos permitidos por la ley.

La información relacionada con exámenes médicos ocupacionales, reportes de accidentes laborales y demás datos de los trabajadores usados en el marco de la seguridad y salud en el trabajo se tratan como datos sensibles. Además, los datos relacionados con la salud de los empleados solo serán manejados por personal autorizado de INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS conforme a la normatividad vigente. Como parte de la gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), INGENIERIA CREATIVA – ICREA S.A.S. recolecta, almacena y analiza información sensible relacionada con la salud física y mental de sus trabajadores, incluyendo exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, así como reportes de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Esta es tratada con los más altos estándares de confidencialidad, empleando controles técnicos y administrativos para evitar su uso no autorizado. El acceso está restringido al personal responsable del SG-SST y será usada exclusivamente para fines preventivos, legales y de mejoramiento de las condiciones de trabajo.

El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) podrá asesorar y verificar el adecuado manejo de la información sensible relacionada con SST, en función del cumplimiento de las normativas legales vigentes.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud por escrito a la dirección física de contacto o al correo electrónico de INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS indicado en este numeral. La solicitud debe contener el nombre del titular y el proceso que desea realizar: acceso, rectificación, cancelación, oposición o revocar la autorización. La solicitud será atendida en un plazo no mayor a 15 días hábiles.

Contacto para titulares internos

Correo electrónico: gestion.humana@ingenieriacreativa.com.co

Teléfono: 3177393118

Dirección: Calle 40A No. 13-09 Of 1103

Contacto para titulares externos

Correo electrónico: asis.proy@ingenieriacreativa.com.co

Teléfono: 3245997443

Dirección: Calle 40A No. 13-09 Of 1103  

10. MODIFICACION DE LA POLITICA

INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS podrá modificar o enmendar esta política de forma discrecional. Cuando se realicen modificaciones o cambios a ésta, se actualizará la fecha de esta, y esa modificación o enmienda será efectiva a partir de la fecha de actualización. Se recomienda revisar periódicamente esta política para estar informado acerca de las modificaciones que se puedan presentar.

11. VIGENCIA

Esta política estará vigente desde el 20 de mayo de 2025 y podrá ser actualizada de acuerdo con los cambios normativos o las necesidades de INGENIERIA CREATIVA – ICREA SAS. Cualquier modificación será comunicada a los titulares de los datos personales.